Commençons par une définition assez universelle de la maintenance tertiaire : Ensemble des opérations visant à maintenir en conditions optimales les équipements contenus dans les bâtiments.
Au départ de notre réflexion il y a la constatation que la gestion des équipements devient de plus en plus complexe (technologies, normes, sécurité, écologie)
Les enjeux techniques et financiers sont importants et nécessitent d’avoir un maximum d’anticipation.
Pour la maintenance tertiaire il faut
Anticiper
Gérer
Compter
Analyser
Décider
Pour la maintenance tertiaire – connaitre et référencer l’ensemble de votre patrimoine et de vos équipements en fonction de votre activité.
> Hotels et Restaurants
> Centres de vacances, Camping
> Centres commerciaux
> Etablissements de santé, EHPAD
> Centre de remise en forme, Thalassothérapie
> Collectivités (Mairies, communautés de communes, Sivom …)
> Ecoles et universités
> Syndics et Bailleurs sociaux
> Sociétés de maintenance (multi-techniques, ascenseurs, prestataires ; …)
> Espaces verts
> Nettoyages
> …
Vous aurez à structurer votre parc immobilier, votre patrimoine, vos équipements tout au long du cycle de vie, et à décrire chaque élément-clé. Sites, bâtiments, locaux, terrains, équipements techniques, matériels, tous auront leur propre fiche descriptive et seront replacés dans leur contexte dans ce maintenance tertiaire.
En effet, créer une arborescence est un moyen communément utilisé ; en outre, cela présente l’avantage d’avoir une vue globale et, par conséquent, d’accéder facilement aux détails.
Ainsi, intégrer son environnement dans la réflexion permet d’adopter une approche plus cohérente et adaptée au contexte
> Suis-je situé en ville ou en campagne
> Ai-je une équipe de 100 techniciens ou d’un seul (moi !)
> Ai-je des spécialistes à disposition ou faut-il sous-traiter
> Suis-je soumis à de fortes contraintes légales ou techniques
> Ai-je à rendre de comptes à mes collaborateurs ou administrés
> Ai-je des contrats à suivre
> Y a-t-il une nécessité impérieuse de répondre instantanément aux demandes que l’on me fait
> Mon budget me permet-il d’investir ou sera-t-il réduit
> Mes équipements sont-ils flambant neufs ou déjà très utilisés
> Ai-je de la place pour déployer mon organisation (stocks, atelier de réparation)
> …
Par conséquent, il est nécessaire d’être lucide sur ces points pour évaluer ce qu’il est possible de faire.
Le deuxième point à considérer pour anticiper est de connaître les actions périodiques à réaliser. En effet, il peut s’agir, par exemple, de travaux préventifs, de contrôles périodiques ou encore du renouvellement de contrats.
Pour cela vous disposez de deux points de départ.Â
Ce qui est en place et que vous connaissez déjà , et vos équipements.
Par exemple
Chaudière – Vérification annuelle – Prochaine visite prévue le …
Local Pralong – Contrat renouvellement tous les 2 ans le 15 décembre
Tractopelle – VGP (Visite générale périodique) – 6 mois prévue le …
Cellule de refroidissement – Changement des filtres toutes les 200 heures
Utilitaire Peugeot – Vidange – Tous les 20 000 kms
Dans l’idéal, pour chaque action définir les ressources nécessaires
En moyens humains (qualification et temps)
En matériel (pièces, outils)
En documents (procédures, plans, photos, …)
À ce stade, vous aurez ainsi une bonne vision de la faisabilité de vos plans d’action périodiques ; dès lors, il sera peut-être utile de faire quelques arbitrages.
Quant à l’imprévu, vous le connaissez bien : c’est ce que l’on appelle les « curatifs » ou le « dépannage » dans le domaine des travaux.
En général, ces imprévus s’invitent dans votre journée et peuvent mobiliser toutes vos ressources pendant plusieurs jours. Le plus souvent, ils sont constatés par les services de maintenance ou exprimés par d’autres services via les « demandes d’interventions ».
Dans ce contexte, la maintenance tertiaire avec XMAINT devient un atout stratégique pour mieux anticiper, structurer et gérer ces imprévus.
Ainsi, il va falloir faire appel à votre vécu ou à celui de vos collaborateurs. En effet, si vous ne disposez pas d’historiques fiables, vous ne disposez d’aucune base pour évaluer le volume de ces actions.
Pour vous aider vous pouvez procéder par étapes.
Aujourd’hui quelle a été ma proportion d’imprévus
Hier …
Cette semaine …
Ce mois …
Cette année…
Demander à vos prestataires de vous envoyer un compte rendu de leurs interventions.
Voir avec la comptabilité s’ils ont des informations sur une « grosse panne » qui aurait marqué les esprits.
Puis si possible, rattacher les imprévus par Equipement ou/et Services demandeurs
C’est une méthode empirique mais qui peut fonctionner !
L’objectif est de comptabiliser les imprévus, d’en faire une moyenne quotidienne et d’en ressortir la proportion qu’il faudra leur réserver dans la journée.
Ensuite, vous pourrez réellement commencer la planification de vos actions périodiques.
Cette étape, bien que pouvant être éprouvante voire difficile, posera des bases saines. En effet, vous disposerez ainsi d’un point de départ solide, qui servira de référence. Par la suite, vous pourrez affiner les données et mesurer vos gains.
Quand les bases sont saines, la gestion devient facile.
Dans un premier temps, vous pouvez opter pour un système papier : il est économique et facile à utiliser par tous.
Ce système consistera à noter tous les événements qui se produisent, qu’ils aient été provoqués par vos soins (préventifs, contrôles, etc.) ou subis (pannes, curatifs).
Mais pour aller plus loin et structurer durablement vos pratiques, la maintenance tertiaire avec XMAINT offre une alternative numérique simple, fiable et évolutive.
Pour chaque action créez une feuille que vous pouvez nommer « Bon de travail » avec les éléments suivants
C’est amplement suffisant.
L’important est d’être systématique et qu’aucune action ne soit oubliée. Assurez-vous que chaque acteur ait à sa disposition ce document et qu’il l’utilise. Ne transigez pas sur ce point, car il est incontournable pour l’atteinte de votre objectif.
De plus, tout le monde sera d’accord avec vous pour appliquer cette règle, qui va dans l’intérêt de tous.
En outre, c’est gratuit, et l’argent ne rentrera pas en compte dans ce schéma.
Dans le cas contraire, si vous ressentez des freins, vous aurez probablement identifié un empêchement qui n’est pas de votre ressort. Si tel est le cas, il vous faudra le résoudre avant de continuer.
Soyez le moteur de cette démarche.
Facilitez la vie de vos collaborateurs et mettez à leur disposition toutes astuces pour qu’ils puissent facilement vous transmettre ce document une fois rempli.
Une bannette sur votre bureau ou sur le leur dédié à ce document pour qu’ils puissent le déposer facilement
Choisissez le bon format, une feuille A4 peut être encombrante, qu’à cela ne tienne passez sur du A5 s’il le faut !
Utilisez un scanner avec une adresse mail dédiée « BT_maintenance@orange.fr »
Utilisez les photos des smartphones de vos collaborateurs ou une application de Scan>Pdf
Acceptez les bons sales ou dégradés sans remarques
L’important est d’éduquer votre entourage et que chacun comprenne votre action.
Consignez méticuleusement toutes les fiches.
Rangez les dans des classeurs par services ou par équipement (référez-vous à votre inventaire et votre arborescence de départ)
Vous pouvez aussi créer des dossiers sur un espace tels que « One Drive » ou «icloud » ou « google drive » pour les ranger après les avoir scannés.
C’est un peu plus de travail pour vous mais ils seront disponibles plus facilement et vous pourrez les partager à tout moment (aider vos techniciens pour un diagnostic, alimenter une discussion sur un matériel …)
Vous en retirerez un avantage supplémentaire non négligeable, la confiance de vos collaborateurs dans votre action.
Bien sur le papier reste le papier ! Au moment de synthétiser toutes les informations ceci sera quasiment impossible.
Mais vous aurez progressé, votre écosystème est en place, et vous pourrez automatiser ce processus quand vous le souhaiterez avec une solution informatique (Excel, GMAO, …)
Puisque nous restons dans le thème de la gestion, il est un point important qu’il faut aborder : le stock.
La question qui se pose alors est la suivante : faut-il avoir un stock ou pas ?
Selon notre expérience, la réponse est clairement oui.
En effet, en allant un peu plus loin dans ce sens, ce stock existe déjà , bien qu’il soit plus ou moins visible — sous la forme de stocks individuels, ou disposés de façon aléatoire en fonction des besoins, ou encore officiels, inventoriés, et suivis.
Dans tous les cas, la maintenance tertiaire avec XMAINT permet de centraliser, rationaliser et sécuriser cette gestion, en donnant de la visibilité sur l’existant et en facilitant le réapprovisionnement.
Donc dans tous les cas il vaut mieux prendre la mesure de ce sujet, et il faut distinguer les deux composantes principales de la gestion des pièces.
> L’indentification des pièces (ou matériel)
> La décision de les stocker en interne ou pas
L’action incontournable est l’identification de la pièce.
> Désignation claire
> Utilisation
> Criticité
> Où se la procurer
Exemple
LED Tube T5 26w 3900 ml- 865 Blanc froid
Bureaux / Entrepôts / Salle du petit déjeuner
Besoins fréquents
Bureau maintenance et Rexel
Si l’on reste dans l’approche économique de notre organisation que vous décidiez de stocker en interne ou pas, il faudra créer un fichier de ces pièces et matériels, et les organiser.
Pour classer plus facilement, vous pouvez intégrer la notion de Famille de pièce (Electrique, Mécanique, Nettoyage, Lubrifiants …)
Si vous êtes résolument « papier » vous pouvez opter pour des bacs à fiches avec des intercalaires.
On vous le concède c’est assez « vintage » et peut être pas très « fun » mais le système a fait ses preuves et chacun saura l’utiliser. Ce peut être très simple et un bon point de départ.
Vous avez aussi l’incontournable fichier Excel qui se révèle être très intéressant, mais qui à l’énorme inconvénient de ne pas tenir ses promesses.
Bien qu’il soit toujours extrêmement bien construit il n’est que très peu collaboratif, et souvent l’œuvre unique de son créateur.
Si vous choisissez cette voie, veillez à ce que son utilisation soit aussi simple que le bac à fiches.
Moins économiques mais plus performants n’oublions pas les logiciels dédiés au stock et qui font des merveilles.
Vous avez décidé de stocker en interne certaines références. Définissez l’endroit où se trouveront les pièces.
Organisez cet endroit comme un magasin avec des Allées / Etagères / Casier et codifiez chaque « gisement » (Exemple A01/E02/C35)
Si vous souhaitez gérer des quantités, mettez en place un système de comptage simple.
Voici quelques idées
Une étiquette sur le casier ou chacun note sa sortie (ou entrée) de pièce
Par casier « Nombre d’étiquettes = Nombre de pièce » l’utilisateur prend autant d’étiquettes que de pièces et les dépose dans un bac commun à la sortie du magasin.
Le « Bac à fiches » que vous aurez disposé dans le magasin, l’utilisateur note son mouvement sur la fiche de la pièce correspondante
Votre fichier Excel
Votre logiciel de gestion de stock
La mise en place d’un suivi de stock (ou des pièces) est souvent assez consommateur de temps surtout si l’on part de zéro. Pour éviter tout découragement fixez votre attention sur les pièces les plus importantes à vos yeux. Faites les autres au fur et à mesure.
Là encore les choix que vous aurez fait (papier ou informatique) vous permettront de synthétiser ou pas les informations. L’objectif est avant tout d’éduquer et d’habituer vos collaborateurs, et indirectement de leur rendre service. Trouver facilement la pièce dont a besoin est un véritable confort. Ensuite la voie est libre pour évoluer vers plus d’automatismes.
Ce sont les étapes finales qui vous permettront d’exploiter et de bénéficier pleinement de toutes les données que vous aurez collectées.
Cependant, sur ce point, le support « papier » ne vous sera que d’une utilité limitée. Il vous permettra tout au plus de faire ressortir les éléments les plus marquants de votre analyse.
Néanmoins, comme vous l’avez compris dans cet exposé, l’intérêt majeur du papier réside dans la mise en place de bases solides, nécessaires pour aller plus loin.
Justement, aller plus loin, c’est intégrer des automatismes — et cela, seul l’informatique peut vous l’offrir.
Dans cette optique, la maintenance tertiaire avec XMAINT s’inscrit pleinement dans cette logique, en transformant vos données en leviers d’action et en facilitant la prise de décision.
Pour approfondir, nous vous invitons à consulter les autres pages de ce site.
La maintenance tertiaire Рde fa̤on tr̬s g̩n̩rale les objectifs principaux sont :
Effectuer des opérations à caractère réglementaire dans le cadre de la sécurité des biens et des personnes, prolonger la durée de vie des équipements à un coût optimal, maintenir l’efficacité énergétique des équipements, assurer un confort prévu par le bâtiment aux usagers
Bien que toujours dissociée de la maintenance industrielle, les moyens utilisés dans la maintenance tertiaire pour atteindre ces objectifs sont semblables.
Connaitre vos Equipements, les inventorier et les classer pour qu’ils soient facilement consultables.
Être réactif, gérer les demandes d’interventions, créer des bons de travaux, assister les techniciens de maintenance dans leurs missions.
Organiser les interventions, un planning est la clé d’une bonne gestion de la maintenance tertiaire.
Optimiser les ressources gérer vos stocks et vos achats suivre vos contrats de prestations et vos facturations
Prévoir, anticiper et planifiez vos travaux préventifs, et vos actions de contrôles périodiques.
Analyser – Compter – Décider et disposer d’analyses techniques et financières.
Communiquer simplement et efficacement auprès de vos collaborateurs et clients.
Les bénéficies quantifiables de la maintenance tertiaire sont assez probants et méritent toute votre attention.
Réduction des temps de préparation pour les travaux de -20% à -30%
Réduction des temps d’intervention de -10 % à -30%
Augmentation de la durée de vie de l’équipement jusqu’à +50%
Réduction de la valeur du stock de -10% à -20 %
Optimisation du cycle d’achat
Optimisation des contrats de sous-traitance
Meilleure disponibilité des équipements
Réduction des temps d’indisponibilité (environ -10% à -30%)
D’autres retours sont aussi visibles sur des éléments moins mesurables mais tout aussi importants :
Plus d’anticipation des interventions de maintenance, donc moins de réalisations dans l’urgence.
Contribue à maintenir la motivation générale des équipes de maintenance.
Transparence de l’activité maintenance
Meilleur suivi des coûts et optimisation des ressources.
Un pilotage des budgets facilité par des analyses pertinentes
Dans les métiers du tertiaire l’utilisateur est au cœur du système. C’est lui qui va juger de la qualité des installations qui lui sont mises à disposition.
On constate que la perception de non-qualité perçue par les utilisateurs est souvent le fait d’une communication défaillante des actions qui ont été menées pour garantir le bon fonctionnement des installations et des équipements.
> Une demande a été bien prise en charge mais sans informer le demandeur.
> Le travail a bien été réalisé mais l’utilisateur ne sait pas ce qui a été fait.
> L’implication du mainteneur est totale mais son action ne se voit pas.
> Les précautions prises pour anticiper les actions de préventions et de sécurité sont existantes mais les utilisateurs ne les connaissent pas.
> Cette situation est fréquente et liée au manque de temps et d’outils pour communiquer facilement sur ses propres actions de maintenance.
Sur ce point XMAINT GMAO sera un outil simple et performant.
Pour chaque action réalisée — qu’il s’agisse d’une demande prise en compte, d’un plan de maintenance ou de l’anticipation d’un contrôle — XMAINT GMAO vous permettra d’informer simplement et instantanément tout votre écosystème.
Ainsi, sans aucune action supplémentaire, votre activité quotidienne habituelle deviendra visible et traçable.
En conséquence, vous êtes désormais en mesure d’assurer la qualité des services effectués, tout en améliorant l’environnement de travail selon les besoins des salariés, et ce, dans le respect des normes d’hygiène, de sécurité ainsi que de la réglementation.
Facility Manager, en fait 
