Commençons par une définition assez universelle de la maintenance tertiaire : Ensemble des opérations visant à maintenir en conditions optimales les équipements contenus dans les bâtiments.
Au départ de notre réflexion il y a la constatation que la gestion des équipements devient de plus en plus complexe (technologies, normes, sécurité, écologie)
Les enjeux techniques et financiers sont importants et nécessitent d’avoir un maximum d’anticipation.
Pour cela il faut
Anticiper
Gérer
Compter
Analyser
Décider
Connaitre et référencer l’ensemble de votre patrimoine et de vos équipements en fonction de votre activité.
> Hotels et Restaurants
> Centres de vacances, Camping
> Centres commerciaux
> Etablissements de santé, EHPAD
> Centre de remise en forme, Thalassothérapie
> Collectivités (Mairies, communautés de communes, Sivom …)
> Ecoles et universités
> Syndics et Bailleurs sociaux
> Sociétés de maintenance (multi-techniques, ascenseurs, prestataires ; …)
> Espaces verts
> Nettoyages
> …
Vous aurez à structurer votre parc immobilier, votre patrimoine, vos équipements tout au long du cycle de vie, et à décrire chaque élément-clé. Sites, bâtiments, locaux, terrains, équipements techniques, matériels, tous auront leur propre fiche descriptive et seront replacés dans leur contexte.
Créer une arborescence est un moyen communément utilisé qui présente l’avantage d’avoir une vue globale et d’accéder facilement aux détails.
Intégrer son environnement dans la réflexion.
> Suis-je situé en ville ou en campagne
> Ai-je une équipe de 100 techniciens ou d’un seul (moi !)
> Ai-je des spécialistes à disposition ou faut-il sous-traiter
> Suis-je soumis à de fortes contraintes légales ou techniques
> Ai-je à rendre de comptes à mes collaborateurs ou administrés
> Ai-je des contrats à suivre
> Y a-t-il une nécessité impérieuse de répondre instantanément aux demandes que l’on me fait
> Mon budget me permet-il d’investir ou sera-t-il réduit
> Mes équipements sont-ils flambant neufs ou déjà très utilisés
> Ai-je de la place pour déployer mon organisation (stocks, atelier de réparation)
> …
Il est nécessaire d’être lucide sur ces points pour évaluer ce qu’il est possible de faire.
Le deuxième point pour anticiper est de connaitre les actions périodiques à réaliser. Il peut s’agir de travaux préventifs, de contrôles périodiques, ou de renouvellement de contrats par exemple.
Pour cela vous disposez de deux points de départ
Ce qui est en place et que vous connaissez déjà, et vos équipements.
Par exemple
Chaudière – Vérification annuelle – Prochaine visite prévue le …
Local Pralong – Contrat renouvellement tous les 2 ans le 15 décembre
Tractopelle – VGP (Visite générale périodique) – 6 mois prévue le …
Cellule de refroidissement – Changement des filtres toutes les 200 heures
Utilitaire Peugeot – Vidange – Tous les 20 000 kms
Dans l’idéal, pour chaque action définir les ressources nécessaires
En moyens humains (qualification et temps)
En matériel (pièces, outils)
En documents (procédures, plans, photos, …)
A ce stade vous aurez une bonne vision de la faisabilité de vos plans d’action périodiques, et il sera peut être utile de faire quelques arbitrages.
L’imprévu vous connaissez bien, c’est ce que l’on appelle les « Curatifs » ou le « Dépannage », pour les travaux.
Ils s’invitent dans votre journée et peuvent mobiliser toutes vos ressources pendant plusieurs jours. Ils sont constatés par les services maintenance ou exprimés par d’autres services via les « Demandes d’interventions »
Sur ce point il va falloir faire appel à votre vécu ou à celui de vos collaborateurs, car si vous ne disposez pas d’historiques fiables vous n’avez pas de bases pour évaluer le volume de ces actions.
Pour vous aider vous pouvez procéder par étapes.
Aujourd’hui quelle a été ma proportion d’imprévus
Hier …
Cette semaine …
Ce mois …
Cette année…
Demander à vos prestataires de vous envoyer un compte rendu de leurs interventions.
Voir avec la comptabilité s’ils ont des informations sur une « grosse panne » qui aurait marqué les esprits.
Puis si possible, rattacher les imprévus par Equipement ou/et Services demandeurs
C’est une méthode empirique mais qui peut fonctionner !
L’objectif est de comptabiliser les imprévus, d’en faire une moyenne quotidienne et d’en ressortir la proportion qu’il faudra leur réserver dans la journée.
Ensuite, vous pourrez commencer réellement la planification de vos actions périodiques.
Cette étape peut être éprouvante, voire difficile mais elle posera des bases saines. Vous disposerez d’un point de départ qui fera référence. Par la suite vous pourrez affiner les données et mesurer vos gains.
Quand les bases sont saines, la gestion devient facile.
Vous pouvez dans un premier temps opter pour un système papier. C’est économique, et facile à utiliser par tous.
Il consistera à noter tous les événements qui se produisent, que vous les ayez provoqués (préventif, contrôles, …) ou que vous les ayez subis (Pannes, curatifs).
Pour chaque action créez une feuille que vous pouvez nommer « Bon de travail » avec les éléments suivants
Date de l’intervention
Equipement concerné
Type de travail Curatif /Préventif / Contrôle / Autre
Qui ou Quel prestataire
Matériels / Pièces utilisés et Quantité
Commentaires
C’est amplement suffisant.
L’important est d’être systématique ! Et qu’aucune action ne soit oubliée. Faites en sorte que chaque acteur ait à sa disposition ce document et qu’il l’utilise. Ne transigez pas sur ce point car il est incontournable pour l’atteinte de votre objectif.
De toutes les façons tout le monde sera d’accord avec vous pour appliquer cette règle qui va dans l’intérêt de tous. De plus c’est gratuit et l’argent de rentrera pas en compte dans ce schéma.
Dans le cas contraire et si vous ressentez des freins, vous aurez certainement identifié un empêchement qui n’est probablement pas de votre ressort. Ou si c’est le cas il vous faudra le résoudre avant de continuer.
Soyez le moteur de cette démarche.
Facilitez la vie de vos collaborateurs et mettez à leur disposition toutes astuces pour qu’ils puissent facilement vous transmettre ce document une fois rempli.
Une bannette sur votre bureau ou sur le leur dédié à ce document pour qu’ils puissent le déposer facilement
Choisissez le bon format, une feuille A4 peut être encombrante, qu’à cela ne tienne passez sur du A5 s’il le faut !
Utilisez un scanner avec une adresse mail dédiée « BT_maintenance@orange.fr »
Utilisez les photos des smartphones de vos collaborateurs ou une application de Scan>Pdf
Acceptez les bons sales ou dégradés sans remarques
L’important est d’éduquer votre entourage et que chacun comprenne votre action.
Consignez méticuleusement toutes les fiches.
Rangez les dans des classeurs par services ou par équipement (référez-vous à votre inventaire et votre arborescence de départ)
Vous pouvez aussi créer des dossiers sur un espace tels que « One Drive » ou «icloud » ou « google drive » pour les ranger après les avoir scannés.
C’est un peu plus de travail pour vous mais ils seront disponibles plus facilement et vous pourrez les partager à tout moment (aider vos techniciens pour un diagnostic, alimenter une discussion sur un matériel …)
Vous en retirerez un avantage supplémentaire non négligeable, la confiance de vos collaborateurs dans votre action.
Bien sur le papier reste le papier ! Au moment de synthétiser toutes les informations ceci sera quasiment impossible.
Mais vous aurez progressé, votre écosystème est en place, et vous pourrez automatiser ce processus quand vous le souhaiterez avec une solution informatique (Excel, GMAO, …)
Puisque nous sommes toujours dans le thème de la gestion il est un point important qu’il faut aborder, le stock.
La question que l’on peut se poser est, faut-il avoir un stock ou pas ?
Selon notre expérience la réponse est oui.
En allant un peu plus loin dans ce sens ce stock existe déjà et est plus ou moins visible. Sous la forme de stocks individuels, ou disposés de façon aléatoire en fonction des besoins, ou officiels, inventoriés, et suivis.
Donc dans tous les cas il vaut mieux prendre la mesure de ce sujet, et il faut distinguer les deux composantes principales de la gestion des pièces.
> L’indentification des pièces (ou matériel)
> La décision de les stocker en interne ou pas
L’action incontournable est l’identification de la pièce.
> Désignation claire
> Utilisation
> Criticité
> Où se la procurer
Exemple
LED Tube T5 26w 3900 ml- 865 Blanc froid
Bureaux / Entrepôts / Salle du petit déjeuner
Besoins fréquents
Bureau maintenance et Rexel
Si l’on reste dans l’approche économique de notre organisation que vous décidiez de stocker en interne ou pas, il faudra créer un fichier de ces pièces et matériels, et les organiser.
Pour classer plus facilement, vous pouvez intégrer la notion de Famille de pièce (Electrique, Mécanique, Nettoyage, Lubrifiants …)
Si vous êtes résolument « papier » vous pouvez opter pour des bacs à fiches avec des intercalaires.
On vous le concède c’est assez « vintage » et peut être pas très « fun » mais le système a fait ses preuves et chacun saura l’utiliser. Ce peut être très simple et un bon point de départ.
Vous avez aussi l’incontournable fichier Excel qui se révèle être très intéressant, mais qui à l’énorme inconvénient de ne pas tenir ses promesses.
Bien qu’il soit toujours extrêmement bien construit il n’est que très peu collaboratif, et souvent l’œuvre unique de son créateur.
Si vous choisissez cette voie, veillez à ce que son utilisation soit aussi simple que le bac à fiches.
Moins économiques mais plus performants n’oublions pas les logiciels dédiés au stock et qui font des merveilles.
Vous avez décidé de stocker en interne certaines références. Définissez l’endroit où se trouveront les pièces.
Organisez cet endroit comme un magasin avec des Allées / Etagères / Casier et codifiez chaque « gisement » (Exemple A01/E02/C35)
Si vous souhaitez gérer des quantités, mettez en place un système de comptage simple.
Voici quelques idées
Une étiquette sur le casier ou chacun note sa sortie (ou entrée) de pièce
Par casier « Nombre d’étiquettes = Nombre de pièce » l’utilisateur prend autant d’étiquettes que de pièces et les dépose dans un bac commun à la sortie du magasin.
Le « Bac à fiches » que vous aurez disposé dans le magasin, l’utilisateur note son mouvement sur la fiche de la pièce correspondante
Votre fichier Excel
Votre logiciel de gestion de stock
La mise en place d’un suivi de stock (ou des pièces) est souvent assez consommateur de temps surtout si l’on part de zéro. Pour éviter tout découragement fixez votre attention sur les pièces les plus importantes à vos yeux. Faites les autres au fur et à mesure.
Là encore les choix que vous aurez fait (papier ou informatique) vous permettront de synthétiser ou pas les informations. L’objectif est avant tout d’éduquer et d’habituer vos collaborateurs, et indirectement de leur rendre service. Trouver facilement la pièce dont a besoin est un véritable confort. Ensuite la voie est libre pour évoluer vers plus d’automatismes.
Ce sont les étapes finales qui vous permettront d’exploiter et de bénéficier de toutes les données que vous aurez collectées.
Sur ce point le « papier » ne vous se sera que d’une utilité limitée, et vous permettra tout au plus de faire ressortir les éléments les plus marquants de votre analyse.
Mais comme vous l’avez compris dans cet exposé l’intérêt majeur du « papier » est la mise en place de base solides pour aller plus loin.
Aller plus loin c’est intégrer des automatismes, et cela seul l’informatique peut vous l’offrir. Nous vous invitons à consulter les autres pages de ce site et pour en savoir plus.
De façon très générale les objectifs principaux sont :
Effectuer des opérations à caractère réglementaire dans le cadre de la sécurité des biens et des personnes, prolonger la durée de vie des équipements à un coût optimal, maintenir l’efficacité énergétique des équipements, assurer un confort prévu par le bâtiment aux usagers
Bien que toujours dissociée de la maintenance industrielle les moyens utilisés pour atteindre ces objectifs sont semblables.
Connaitre vos Equipements, les inventorier et les classer pour qu’ils soient facilement consultables.
Être réactif, gérer les demandes d’interventions, créer des bons de travaux, assister les techniciens de maintenance dans leurs missions.
Organiser les interventions, un planning est la clé d’une bonne gestion de la maintenance.
Optimiser les ressources gérer vos stocks et vos achats suivre vos contrats de prestations et vos facturations
Prévoir, anticiper et planifiez vos travaux préventifs, et vos actions de contrôles périodiques.
Analyser – Compter – Décider et disposer d’analyses techniques et financières.
Communiquer simplement et efficacement auprès de vos collaborateurs et clients.
Les bénéficies quantifiables sont assez probants et méritent toute votre attention.
Réduction des temps de préparation pour les travaux de -20% à -30%
Réduction des temps d’intervention de -10 % à -30%
Augmentation de la durée de vie de l’équipement jusqu’à +50%
Réduction de la valeur du stock de -10% à -20 %
Optimisation du cycle d’achat
Optimisation des contrats de sous-traitance
Meilleure disponibilité des équipements
Réduction des temps d’indisponibilité (environ -10% à -30%)
D’autres retours sont aussi visibles sur des éléments moins mesurables mais tout aussi importants :
Plus d’anticipation des interventions de maintenance, donc moins de réalisations dans l’urgence.
Contribue à maintenir la motivation générale des équipes de maintenance.
Transparence de l’activité maintenance
Meilleur suivi des coûts et optimisation des ressources.
Un pilotage des budgets facilité par des analyses pertinentes
Dans les métiers du tertiaire l’utilisateur est au cœur du système. C’est lui qui va juger de la qualité des installations qui lui sont mises à disposition.
On constate que la perception de non-qualité perçue par les utilisateurs est souvent le fait d’une communication défaillante des actions qui ont été menées pour garantir le bon fonctionnement des installations et des équipements.
> Une demande a été bien prise en charge mais sans informer le demandeur.
> Le travail a bien été réalisé mais l’utilisateur ne sait pas ce qui a été fait.
> L’implication du mainteneur est totale mais son action ne se voit pas.
> Les précautions prises pour anticiper les actions de préventions et de sécurité sont existantes mais les utilisateurs ne les connaissent pas.
> Cette situation est fréquente et liée au manque de temps et d’outils pour communiquer facilement sur ses propres actions de maintenance.
Sur ce point XMAINTGMAO sera un outil simple et performant.
Pour chaque action réalisée, demande prise en compte, plan de maintenance, anticipation de contrôle, XMAINTGMAO vous permettra d’informer simplement et instantanément tout votre écosystème.
Ceci sans aucune action de plus, votre activité quotidienne habituelle deviendra visible.
Vous êtes maintenant « En mesure d’assurer la qualité des services effectués en améliorant l’environnement de travail selon les besoins des salariés tout en respectant les normes d’hygiène, de sécurité ainsi que la réglementation. »
Facility Manager, en fait 
Taux de satisfaction client : 95%
