Pas de ROI, pas de GMAO C'est dur mais c'est comme ça !
Dans le monde de la maintenance, l’efficacité est essentielle. Chaque entreprise essaie de faire plus avec moins, si vous êtes un professionnel de la maintenance vous savez exactement de quoi on parle.
La direction est réticente à investir dans ce qui ne semble pas avoir un impact immédiat sur le résultat. Les professionnels de la maintenance sont conscients des avantages qu’une bonne GMAO peut offrir mais ils rencontrent des difficultés à obtenir l’approbation de leur direction.
Il existe cependant une solution simple pour convaincre votre direction de l’importance d’investir dans une GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) : démontrer à votre direction les économies qu’une GMAO peut générer pour l’entreprise en calculant son retour sur investissement (ROI).
Bien qu’il soit impossible de donner des chiffres précis puisque le calcul du retour sur investissement avant la mise en œuvre n’est qu’une estimation, veillez à ce que cette estimation soit la plus précise possible en utilisant toutes les données disponibles.
1️⃣ C’est quoi exactement le ROI
Vous vous demandez comment faire ?
Si le processus de calcul ne vous intéresse pas, vous pouvez cliquer ici pour accéder directement au calculateur interactif de votre retour sur investissement GMAO.
Formule de Retour sur Investissement de la GMAO
À première vue, le calcul du retour sur investissement d’une GMAO ne semble pas trop compliqué. Il suffit de connaître trois éléments clés :
- Économies potentielles : Déterminez combien d’argent vous pouvez économiser en mettant en place une GMAO.
- Coût total de mise en œuvre et d’exploitation : Identifiez le coût total de la mise en œuvre et de l’exploitation du logiciel de GMAO que vous avez choisi.
- Une fois que vous disposez de ces chiffres, il suffit de soustraire les coûts de ces économies réalisées et de diviser par ce qui restent des coûts.
Calendrier prévu : Établissez le calendrier que vous envisagez pour la mise en place de la GMAO.
Le calendrier est important et il faut s’assurer que tous les calculs couvrent exactement la même période
La formule de retour sur investissement de la GMAO est la suivante :
ROI = Coûts économisés – Coûts de la GMAO
Coût de la GMAO
L’estimation précise des coûts totaux et des économies totales peut s’avérer délicate, c’est pourquoi nous aborderons ces aspects en détail dans la suite de cet article.
2️⃣ Combien d'argent pouvez-vous économiser avec une GMAO ?
Il est parfois difficile d’estimer précisément les économies que peut générer une GMAO, car celles-ci peuvent se manifester de différentes manières : parfois vous économisez de l’argent en gagnant du temps, parfois vous économisez de l’argent en évitant des problèmes techniques, ou parfois tout simplement en réduisant les coûts.
La GMAO apporte de nombreuses améliorations dans différents domaines, ce qui peut rendre difficile l’estimation de la valeur ajoutée qu’elle apporte à une entreprise. Cela ne signifie pas qu’il faut renoncer au calcul du ROI.
Nous vous présentons ci-dessous 3 domaines principaux pour lesquels vous pouvez constater les effets positifs de la mise en œuvre de la GMAO ainsi que la manière d’obtenir des chiffres réalistes.
Nous montrerons les économies moyennes constatées par les utilisateurs de XMAINTGMAO afin que vous puissiez utiliser ces chiffres comme référence.
Néanmoins nous vous conseillons de les réévaluer en fonction de données plus générales liées à votre métier que vous pourrez trouver sur d’autres sites.
Gains de productivité
Les solutions GMAO sont souvent en mesure d’améliorer et d’accélérer considérablement votre flux de travail actuel en donnant à chacun une structure solide à suivre, un accès rapide aux informations importantes sur les actifs et un flux de communication ininterrompu.
Pour calculer les gains de productivité vous devez savoir 4 choses :
- Quel est le coût horaire moyen par employé ?
- Quel est le nombre de personnes qui utiliseront la GMAO ?
- Combien d’heures le logiciel de GMAO peut-il vous faire gagner dans un délai donné ?
- Quel est le nombre de jours par an (une durée d’un an est assez significative pour un projet GMAO) ?
Vous pouvez obtenir le coût horaire de chaque employé en ajoutant le salaire horaire avec les charges et les divers avantages.
Le nombre de personnes qui utiliseront le logiciel est évident.
Pour calculer les économies vous devez savoir combien de temps une GMAO peut réellement vous faire gagner ? En moyenne 1 à 3 heures par jour et par utilisateur XMAINT.
En multipliant le nombre de personnes qui utiliseront le logiciel par leurs coûts horaires, le nombre de jours de travail et le nombre moyen d’heures économisées par personne vous saurez combien d’argent vous pouvez potentiellement économiser sur une période donnée.
Illustrons ceci à travers un exemple en utilisant la configuration suivante
- Horaire par technicien et par heure = 22€ (coût pour l’entreprise en 2023)
- Nombre total de personnes utilisant les logiciels = 6
- Nombre d’heures que la GMAO permet d’économiser chaque jour par utilisateur = 1,5 heures (ce qui signifie que vos techniciens sont 20% plus productifs sur la base d’un horaire de 07h00)
- Jours ouvrés par an = 251
- Calcul 22x 6 x1,5x 251 = 49698€ économisés (ou 2259 heures par an)
Dans cet exemple une entreprise pourrait économiser 49698€ par an en économisant 2259 heures de travail par an qui serait perdues.
Économies résultant de la réduction des temps d’arrêt
Pour de nombreuses entreprises une GMAO est un tremplin vers une maintenance proactive. En termes simples, la GMAO vous permet de planifier et de suivre rapidement tous les travaux de maintenance, d’améliorer le flux de communication et de garder le contrôle de votre inventaire, autant de piliers sur lesquels repose les programmes de maintenance pro actifs.
Pour calculer les économies de temps d’arrêt vous devez savoir 3 choses :
- Combien vous coûte un temps d’arrêt par heure
- Combien de temps d’arrêts subissez-vous par mois
- Combien de temps d’arrêt pensez-vous éliminer avec votre GMAO
Il est difficile d’obtenir un chiffre précis car les temps d’arrêt non planifiés peuvent avoir de nombreux effets négatifs sur les coûts de main-d’œuvre, la productivité, la durée de vie des actifs, la réputation de la marque etc.
Vous devez chercher les informations relatives à votre métier.
Pour simplifier, nous vous conseillons de ne pas trop entrer dans les détails car vous risquez de vous perdre. Concentrez-vous sur les actifs hautement prioritaires car leur temps d’arrêt est généralement lié à des pertes de revenus ce qui constitue de toute façon la plus grande partie du calcul.
Le 2e point consiste à déterminer de la façon la plus simple possible le nombre d’heures d’immobilisation des actifs.
Si vous n’arrivez pas à trouver cette information vous pouvez considérer qu’en moyenne les utilisateurs de GMAO constate une diminution des temps d’arrêt de 20 à 25%. Il s’agit d’une moyenne qui est à replacer en fonction de votre métier.
Note pour les activités tertiaires
Il existe une richesse d’informations très détaillée pour les activités manufacturière de l’industrie.
En revanche concernant les activités tertiaires il n’existe quasiment pas d’études facilement accessibles, chaque domaine hôtellerie, habitat route, etc. ayant apparemment ses propres études non divulguées sur le net.
Après avoir cherché il semblerait que ce sujet soit totalement oublié ou tout simplement non traité.
Ceci n’engage que nous mais il y a probablement ici une source majeure d’amélioration et de gains potentiels pour la maintenance dans le tertiaire.
Cherchez à explorer un peu plus cette zone des « défaillances de service » et mesurez leur impact réel en perte de qualité et indirectement en chiffre d’affaires.
Quelques pistes pour vous aiguiller
Combien de clients on fuit mon hôtel à cause d’une climatisation défaillante ou d’une douche froide ?
Combien ai-je dépensé en réparation de matériel ascenseur, chaudière, éclairage, barrière de parking etc. non incluse dans mon contrat avec mon prestataire de maintenance ?
Quel a été le surcoût pour faire venir un technicien spécialisé en urgence pour qu’il réinitialise l’alarme déclenchée au milieu de la nuit ?
Combien de fois ai-je dû offrir un service qui aurait pu être vendu et qui finalement n’était pas réalisé selon ma charte qualité ?
Combien de fois ai-je dû expliquer à mes patients que ce n’est pas moi qui gère l’entrée du parking ?
Ceci est bien sûr un infime résumé de tous les cas que vous pourrez trouver mais si vous continuez dans cette voie vous allez trouver les défaillances qui jalonnent votre quotidien.
Économies sur les stocks de pièces de rechange
Pour calculer les économies réalisées sur les stocks de pièces détachées vous devez savoir 2 choses :
- Combien dépensez-vous chaque mois pour vos pièces de rechange ? C’est un point de départ mais nous vous n’avez peut-être pas cette information.
- Combien d’économies pouvez-vous espérer avec une GMAO ?
Conserver un grand nombre de pièces de rechange en stock n’est pas gratuit. Au-delà du prix des pièces (valeur du stock) Les locaux dans lesquels elles sont stockées doivent être entretenus et dans certains cas les pièces doivent même être conservées sous certaines conditions. Au minimum cela se traduira par une augmentation du coût de structure.
Vos économies peuvent varier en fonction du point de départ et de la solution logicielle que vous utilisez.
Notez que vous pouvez espérer des gains de l’ordre de 15% au minimum voire beaucoup plus (si par exemple votre stock n’est pas inventorié ou référencé)
Mais si vous ne connaissez pas votre coût actuel ces gains ne seront pas forcément visibles pourtant ils existent bien;
Valeur ajoutée
Il existe de nombreuses autres économies de coûts indirects dont vous pouvez profiter si vous mettez en place un système de gestion des données.
Deux d’entre elles méritent d’être mentionnées :
- L’augmentation de la durée de vie des actifs.
- La diminution des coûts de main-d’œuvre perdus.
Ces 2 éléments résultent d’une diminution des pannes imprévues.
On sait que la réduction des pannes, combinée à une maintenance proactive augmente la durée de vie des actifs. Il n’est donc pas surprenant que moins il y a de panne plus les coûts de main-d’œuvre sont bas. Que ce soit parce que vous ayez moins d’heures supplémentaires à payer ou que vous ayez moins besoin de vos sous-traitants. Bien que ces données soient rarement prises en compte dans le calcul du retour sur investissement il est important de les garder à l’esprit.
3️⃣ Quel est le coût total de fonctionnement d'une GMAO
Les coûts de mise en œuvre et le coût des licences sont probablement les premières choses qui viennent à l’esprit lorsque vous pensez aux investissements que vous devez faire pour mettre en œuvre une GMAO. Ces éléments à eux seuls peuvent vous donner une idée approximative.
Pour ceux qui veulent être vraiment précis vous trouverez ci-dessous une ventilation détaillée des coûts de mise en œuvre
Coût de mise en oeuvre
Les coûts de mise en œuvre se présentent généralement sous la forme de temps plutôt que d’argent. Pour pouvoir utiliser les fonctionnalités d’une GMAO il faut lui fournir des données de base.
De nombreux fournisseurs de GMAO disposent de tutoriels et d’une assistance à la clientèle qui vous aideront à accélérer le processus. Pour obtenir une estimation précise demandez à votre fournisseur une estimation du temps en fonction du nombre d’éléments que vous devez saisir.
Lorsque vous obtenez cette estimation de temps il suffit de multiplier cette valeur par le salaire horaire de la personne qui va saisir ces données.
Si vous passez d’un ancien système vers un nouveau il est possible que vous puissiez simplement exporter puis importer ces informations mais c’est une estimation qu’il faut faire au cas par cas et bien mesurer les coûts de cette action.
Vous pouvez aussi préparer vos données dans un tableur et les faire importer directement dans votre GMAO. De nombreux fournisseurs proposent cette solution pour une configuration initiale. C’est aussi l’occasion de faire le point sur votre structure et de vérifier si les données que vous allez importer sont en adéquation avec le logiciel que vous avez choisi.
Vous pouvez aussi vous faire assister par le fournisseur du logiciel de GMAO qui vous conseillera et vous aidera dans la mise en œuvre.
Attention néanmoins à bien vérifier que cette prestation ne cache pas une complexité dans l’utilisation du logiciel. Ne perdez pas de vue qu’il doit être avant tout très simple d’utilisation et utilisé par tous.
La formation devrait être optimisée et tenir sur un minimum de jours. Elle devrait se limiter à un maximum de deux ou trois jours permettant de maîtriser toutes les fonctionnalités de votre logiciel.
Le reste est affaire de réflexion et de logique que vous trouverez aisément lorsque vous aurez compris les tenants et les aboutissants de votre nouveau logiciel.
Coût du logiciel
C’est bien sûr le coût le plus facile à calculer. Comme la plupart des fournisseurs de GMAO base leur plan tarifaire sur un nombre d’utilisateurs, vous pouvez simplement multiplier le nombre de personnes qui utiliseront la GMAO par le modèle tarifaire choisi.
Pensez aussi à vérifier :
- Les fonctionnalités supplémentaires payantes
- Les frais de consultation
- Les frais d’assistance permanente
Ceci pour éviter d’être surpris par des coûts supplémentaires plus tard
Coût de formation
La formation est un poste incontournable qui peut être consommateur de temps et d’argent. Il est important de connaître à l’avance la durée nécessaire à l’apprentissage du logiciel.
Là encore consultez votre fournisseur GMAO qui aura sans aucun doute des chiffres à vous fournir.
La formation peut se présenter sous différentes formes :
- Un accès à des tutoriels et une documentation
- Une formation en ligne effectuée par un formateur
- Une formation sur le site du client
Pour faciliter le processus d’intégration, il est important d’avoir un référent chez le fournisseur GMAO. Son but sera de faciliter l’apprentissage et la compréhension des fonctionnalités en répondant à vos questions et en vous fournissant des conseils appropriés.
Pour obtenir le coût total de formation n’oubliez pas de comptabiliser aussi les coûts liés au personnel interne de l’entreprise et les frais annexes tels que déplacements, repas, hébergement.
Coût de matériel et pré-requis
La majorité des GMAO fonctionneront sur vos ordinateurs actuels. Il faut néanmoins vérifier certains points :
- Puissance nécessaire (serveur et postes client)
- Sécurité de votre environnement (informatique, protection, firewall)
- Disponibilité du wifi ou de 4 /5G pour la mobilité
- Autorisations nécessaires en fonction des profils d’utilisateurs
Deux situations classiques sont envisagées :
- C’est vous même qui avez la charge de la structure informatique, vous n’avez donc pas besoin de la validation d’un tiers.
- Vous êtes le relais de votre DSI (externalisé ou pas) et vous avez besoin de son aval.
Dans tous les cas vous aurez besoin de connaître les prérequis nécessaires au bon fonctionnement de la GMAO. Demandez-les à votre fournisseur et le cas échéant posez lui les questions nécessaires.
4️⃣ Calcul Du retour sur investissement de la GMAO
Essayons maintenant de rassembler tous les coûts que nous avons pu collecter puis d’appliquer la formule ci-dessous pour estimer le ROI de votre GMAO
ROI = Couts économisés – Couts de la GMAO
Coût de la GMAO
Rappel
- Les économies générées par la GMAO peuvent être calculées en additionnant les gains de productivité, les économies de temps d’arrêt, et les économies de stocks de pièces de rechange.
- Les coûts générés par la GMAO peuvent être calculés en additionnant les coûts de mise en œuvre, le coût du logiciel lui-même, les coûts d’intégration et les coûts éventuels de matériel.
Déterminez à partir de quel moment votre GMAO vous rapportera plus qu’elle ne nous vous aura coûté.
Étes-vous prêt pour la GMAO
De nos jours, la mise en place d’une GMAO est loin d’être aussi compliquée qu’auparavant.
Les solutions modernes sont conçues pour être conviviales, de sorte qu’il ne faut pas longtemps aux techniciens pour se familiariser avec les logiciels. Les coûts de mise en œuvre sont minimes et le logiciel lui-même n’est pas très coûteux, ce qui signifie que les coûts initiaux ne constituent généralement pas une barrière.
Ce qui est probablement le plus intéressant c’est que les solutions GMAO sont conçues pour vous aider à lancer un programme de maintenance préventive efficace. La mise en œuvre d’une GMAO peut être un excellent moyen de commencer à réduire la quantité de maintenance réactive que vous effectuez actuellement.
Si vous avez des questions n’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous ou à nous contacter par email ou par téléphone.